Periodstängning
Perioderna i ekonomisystemet Agresso stänger normalt fem arbetsdagar in i nästföljande månad. Undantag görs för bokslutsmånaderna juni och december, som stängs enligt särskild instruktion. För institution eller enhet kommer inga bokningar att ske efter sjätte arbetsdagen i månaden (personal- och ekonomiavdelningen måste kunna göra momsavstämning m.m. dag sex).
Till innehåll
Redovisningsmodellen
Bakgrund
Den 1/7 1993 införde universitet och högskolor, i likhet med andra statliga myndigheter en ny redovisningsmodell baserad på BAS-kontoplanen. Detta berodde på att statsmakternas krav på myndigheternas redovisning förändrats. Bland annat skall myndigheterna löpande kunna redovisa fordringar och skulder. Bokslut skall göras så att det ekonomiska utfallet kopplas till verksamhetsgrenar (utförda prestationer) m.m. Högskolans redovisning styrs bl. a av förordningen om myndigheters bokföring och förordningen om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag, FÅB, som innehåller regler om vad som gäller för statlig verksamhet. Bytet av redovisningsmodell innebar ett förändrat synsätt på ekonomisk redovisning och information samt förändringar avseende struktur och indelning konton i den kontoplan som används. Förändringarna innebar att statlig redovisning närmade sig den som används i näringslivet. Grunden för modellen är den baskontoplan, EU BAS 97, som ofta förekommer i näringslivet. Denna har kompletterats med vissa företeelser som är specifika för statlig redovisning och för universitetets verksamhet inom utbildning och forskning.
Ett syfte med redovisningen är att ge underlag för beslutsfattande, såväl inom som utom högskolan. Grundläggande frågor kan vara:
Vad gör vi och vad kostar det?
Går olika verksamheter ihop, d.v.s. är intäkter minus kostnader större än noll?
Hur mycket pengar har vi kvar?
Många gånger krävs kompletterande information från andra källor, t ex från de personaladministrativa och studerandeadministrativa systemen för att få en fullständig bild av verksamheten. Redovisningsmodellen baseras på företagsekonomiska principer. Denna allmängiltighet har varit bidragande anledning till att modellen anammats även i statlig verksamhet.
Redovisningsplanens uppbyggnad
Redovisningsplanen erbjuder ett system för att förse varje ekonomisk händelse med den information som de olika intressenterna (regering, departement, Riksrevisionen, institution, prefekt, forskare m fl) behöver. Det finns fyra olika dimensioner eller fält för att ange denna information. De olika intressenterna skall kunna gå in på skilda ”fältnivåer” för att hitta information. Ju fler fält som används, desto mer detaljerad blir informationen.
Redovisningsplan
Kontoplan Objektplan
Fält 1 Fält 2 Fält 3 Fält 4
Konto Verksamhetsgren Organisatorisk enhet Kostnadsbärare
3111 Konto 21 Grundutbildning 313 Inst. för vård och natur 1131000 Folkhälsa
31 Kontogrupp
3 Kontoklass
Kontoplan
Kontoplan är samlingsnamn för fält 1. Kontoplanen används för samtliga externa och interna händelser. Den innehåller konton för tillgångar och skulder, anslag samt kostnader och intäkter. Varje konto (utom de interna se nedan) är kopplat till statsredovisningen. Kontoplanen är indelad i nio olika kontoklasser, kkl, med olika funktion i redovisningen. Den kontoklass ett visst konto tillhör framgår av kontots första siffra. Inom varje kontoklass finns kontogrupper baserade på de två första siffrorna. Dessa anger vilken typ av kostnad eller intäkt det är frågan om t ex lön, inventarieanskaffning, bidragsintäkter m.m., vilket i sin tur ger underlag till resultat- och balansräkning samt anslagsredovisning.
Modellen bygger på s.k. rena konton vilket innebär att avläsningen på ett visst konto görs i saldot, alltså skillnaden mellan debet och kredit, och inte i debet för sig och kredit för sig. Detta medför att separata konton används för intäkter respektive kostnader:
En intäkt bokförs på intäktskonto (kontoklass 3) i kredit.
Rättelse av intäkt görs på intäktskonto (kkl 3) i debet (intäkten minskar).
En kostnad bokförs på ett kostnadskonto (kkl 4-8) i debet.
Rättelse av kostnad görs på konstnadskontot (kkl 4-8) i kredit (kostnaden minskar).
All bokföring bygger på den s.k. dubbla bokföringens princip, d.v.s. både debet- och kreditkonteringen anges.
Kontoklass 1 och 2, balansräkningens konton
De flesta konton i kontoklasserna 1 och 2 är sådana som inte används på institutionsnivå, men som ändå måste finnas för högskolan som helhet. Till de konton i kontoklass 1 och 2 som skall användas av institutionerna hör konton för ingående och utgående moms, anläggningstillgångar samt vissa postgirokonton. Här finns också konton för förskott lön, leverantörsskulder och kundfordringar samt konton för tidigare års resultat. I samband med bokslutsarbetet används fler balanskonton, bl a konton fordran på/skuld till bidragsgivare, årets kapitalförändring m fl. Balansräkningens konton stäms av månadsvis av personal- och ekonomiavdelningen. I bokslutet görs en sammanställning av kontoklasserna 1 och 2 som utgör balansräkningen.
Vad är då en balansräkning?
Balansräkningen ger en bild av den ekonomiska ställningen vid en given tidpunkt (vid månadsskiften oftast). Under tillgångar (kkl 1), redovisas t ex de likvida medlen (kassa, bank och postgiro) samt anskaffning och aktivering av de anläggningstillgångar högskolan har, men även de fordringar vi har på omvärlden, t ex på kunder och bidragsgivare. Alltså de pengar som man på bokslutsdagen har tagit i anspråk men ännu inte erhållit. Under skulder (kkl 2), visas hur man finansierat tillgångarna dvs vilka skulder man har. Här ligger också de förskott från bidragsgivare man erhållit men ännu inte tagit i bruk samt årets (och tidigare års) resultat.
Här visas ett exempel på hur en balansräkning skulle kunna se ut
Kontoklass 1 Tillgångar Kontoklass 2 Skulder
Ökar i debet, minskar i kredit Minskar i debet, ökar i kredit
Anläggningstillgångar Kapital
- Maskiner och inventarier - Balanserad kapitalförändring
- Ackumulerade avskrivningar - Årets kapital förändring
Omsättningstillgångar Långfristiga skulder
- Kundfordringar - Lån till anläggningstillgångar
- Övriga fordringar, reseförskott Kortfristiga skulder
- Fordringar bidragsgivare - Leverantörsskulder
- Kassa, postgiro (not 1) - Övriga skulder
- Förskott från bidragsgivare
Not 1. I noter förklaras och specificeras vissa poster
Kontoklasserna 3-9, resultaträkningens konton
Kontoklass 3 utgör kontogrupper för intäkter från olika finansieringskällor, såsom anslag från riksdag och regering (30), Olika uppdragsintäkter, kompendieförsäljning m.m. (31-34), Bidrag från statliga myndigheter, kommuner , privata företag m.m. (35-37), finansiella intäkter (38) .
Kontoklass 4 innehåller konton för löner och andra personalkostnader.
Kontoklass 5 innehåller konton för olika driftskostnader, lokalkostnader, materialinköp, finansiella kostnader m.m.
Kontoklass 6 innehåller konton för avskrivningar och försäljning av inventarier.
Kontoklass 7 innehåller konton för transfereringar (används ej av högskolan).
Kontoklass 8 innehåller konton för årets resultat (kapitalförändring).
Kontoklass 9 används för interna intäkter och kostnader inom högskolan.
Vad är då en resultaträkning?
Resultaträkning är en sammanställning av kontona i klass 3-9, som görs företrädesvis vid bokslutstillfället men kan också tas fram löpande t ex per månad för att visa hur verksamheten utvecklas.
En resultaträkning beskriver årets verksamhet, alltså intäkter och kostnader och det ekonomiska resultatet (kapitalförändringen). Det innebär att alla ekonomiska händelser måste bokföras på ”rätt” budgetår. Vissa kostnader betalas ju i förskott och andra i efterskott. För att resultatet skall bli rättvisande måste man alltså i bokslutsarbetet justera för detta. I företagsekonomiskt avseende är resultat det över- eller underskott som uppstår för en viss verksamhet när årets kostnader har dragits från årets intäkter. Detta innebär att verksamheten, som resultatet beräknas för, anses ”avslutad” vid årets slut, även om man kommer att fortsätta med exakt samma verksamhet året efter. Det normala sättet att avsluta ett år är alltså att fastställa årets resultat och därefter föra det till balansräkningens post för ”årets kapitalförändring”. Varje år betraktas alltså för sig med sina egna kostnader och intäkter och följaktligen sitt eget resultat.
Här visas ett exempel på hur en resultaträkning skulle kunna se ut:
Verksamhetens intäkter
Intäkter av anslag
Intäkter av bidrag
Försäljningsintäkter
Finansiella intäkter
Summa intäkter
Verksamhetens kostnader
Personalkostnader (not 2)
Lokalkostnader
Driftskostnader
Finansiella kostnader
Avskrivningar
Summa kostnader
Verksamhetsutfall (summa intäkter-summa kostnader)
Erhållna medel för finansiering av bidrag
Lämnade bidrag
Summa transfereringar
Saldo
Årets Kapitalförändring (verksamhetsutfall + saldo)
Not 2. Även resultaträkningens poster kan förklaras i noter.
Kontoklass 9 innehåller konton för interna köp- och säljtransaktioner institutioner/avdelningar emellan. Exempel kan vara tilldelning av anslag, köp/försäljning av reprotjänster, datatjänster osv. I institutionens resultaträkning ingår även kontoklass 9 som interna intäkter respektive kostnader, men på högskolan totalt är kontoklass 9 borttagen, eftersom saldot alltid skall vara 0. (Interna transaktioner kan ju vare sig öka eller minska totalresultatet.)
Objektplan
Objektplan är samlingsnamnet för fält 2,3 och 4, som närmare beskriver den ekonomiska händelse som skall bokföras, dvs. lägger till mer information.
Fält 2 = Verksamhetsgren, anger vilket verksamhetsområde en kostnad belastar
Fält 3 = Organisation, visar vilken institution eller avdelning som en kostnad belastar
Fält 4 = kostnadsbärare, visar vilken kurs, projekt eller liknande en kostnad belastar
Vid kontering är fälten två, tre och fyra obligatoriska i samband med resultatkonton (kkl 3-9). Man skall alltså kunna se vilket slag av kostnad eller intäkt som en ekonomisk händelse avser, vilken organisatorisk enhet som berörs, vilken kostnadsbärare händelsen avser samt aktuellt verksamhetsområde. I samband med inventarieanskaffning är fälten 2,3 och 4 obligatoriska (kontogrupp 11-12).
Fält 2, Verksamhetsgren (Obligatoriskt)
I kontofält 2 finns koder för uppdelning på de olika verksamhetsområden som skall kunna urskiljas via redovisningen. Koderna är två- eller treställiga och börjar på 2.
Fält 3, Organisatorisk enhet
Kontofält 3 innehåller koder för institutionernas/avdelningarnas organisatoriska enheter. Institutionernas/avdelningarnas koder är alltid tresiffriga, dessa börjar alltid på 3.
Med organisatorisk enhet avses en resultatenhet, institution eller avdelning, utsedd chef (prefekt/motsv) med eget resultatansvar som omfattar hela verksamheten, alltså även den externfinansierade verksamheten.
Fält 4, Kostnadsbärare
Kontofält 4 finns koder för uppdelning av ekonomiska händelser på olika kostnadsområden, ex. projekt, tema, ämnen m.m. Koderna är sjuställiga och är knutna till vilken verksamhetsgren som berörs. Koder för ex. grundutbildning börjar alltid på 1.
Till innehåll
Representation
Representation och gåvor vid statliga myndigheter regleras i flera författningar som var för sig påverkar högskolans externa och interna representation. Dessa lagar och författningar är bl.a.:
Korruptionslagstiftningens skydd av myndighetens och personalens integritet. (Brottsbalken: kapitlen Bestickning och mutbrott)
I skattelagstiftningen har det betydelse om en viss verksamhet är representation eller ej för tolkning av regler om förmånsbeskattning. (Inkomstskattelagen)
Om en verksamhet klassificeras som representation har det betydelse för möjligheten till kompensation för ingående mervärdesskatt. (Mervärdesskattelagen)
Otillbörlig marknadsföring (Marknadsföringslagen)
I detta sammanhang är det värt att notera bestämmelserna om otillbörligt beteende vid upphandling. (Lag om otillbörligt beteende avseende offentlig upphandling)
Läs mer information om Högskolan i Skövdes Riktlinjer för representation
Konteringsanvisningar för representation
Till innehåll
Resultatenhet
Vad kännetecknar en resultatenhet
Institutionen är den enhet där verksamheten utförs och betraktas som resultatenhet med åtföljande ansvar för personal, ekonomi, lokaler, inredning, utrustning, arbetsmiljö m.m. Institutionen rapporterar sitt ekonomiska och vetenskapliga resultat till sina olika anslags- och bidragsgivare. För den samlade verksamheten sker rapportering via personal- och ekonomiavdelningen till rektor. Detta innebär att för varje institution/avdelning görs ett eget bokslut med resultaträkning och utfall per verksamhetsgren. Det är summan av alla institutions-/enhetsbokslut som utgör högskolans totala, konsoliderade, bokslut. Det är viktigt att bokslutet, likaväl som den löpande bokföringen, är rättvisande och speglar den faktiska verksamheten.
Till innehåll
Allmänt om revision
Den dagliga bokföringen av olika ekonomiska händelser, som äger rum på högskolan och som sammanställs i olika rapporter, t ex resultaträkning och balansräkning, utgör högskolans redovisning. Revision innebär kontroll av denna redovisning, både vad gäller dagligt, rutinmässigt, utförande och slutresultat i form av bokslut.
Det främsta syftet med revision är att granska den interna kontrollen (se mer om detta begrepp nedan) för att få underlag till var särskilda insatser behövs och att i detta sammanhang kontrollera att ekonomiska händelser blivit:
redovisade
rätt redovisade
Den grundläggande målsättningen, ur både extern och intern synvinkel, är att den ekonomiska informationen skall ge en rättvisande bild av de olika verksamheter som bedrivs vid högskolan. Revisorernas utlåtande om redovisningen lämnas varje år i den så kallade revisionsberättelsen. Där framgår om man bedömt att redovisningen för det gångna året varit rättvisande, dvs. i all väsentlighet riktig.
Ur extern synvinkel vill intressenter i vår omvärld, t ex utbildnings- och finansdepartementet, veta att man kan lita på vår redovisning, då den ligger till grund för regeringsbeslut i olika frågor. Behovet av ett korrekt beslutsunderlag är minst lika stort ur intern synvinkel. Institutioner och högskolestyrelsen fattar också beslut som baseras på information från redovisningen.
Huvudsyftet med revision är inte att upptäcka eventuella oegentligheter, som t ex förskingring, utan att bedöma risken för sådana händelser och ta hänsyn till detta i planeringen av revisionsarbetet. Ett annat syfte med revision, framför allt intern revision, är att vara den bokförande institutionen till hjälp och stöd i arbetet med att utformade egna kontrollfunktionerna. Väl utförd revision leder till god intern kontroll!
Revisorns arbete skall styras av god revisionssed. Med detta avses att arbetet skall utföras enligt vad som kan betraktas som god yrkesmässig praxis.
Revision - metoder och urval
De metoder som används kan delas in i två huvudgrupper:
intern kontrollgranskning
substansgranskning
Granskning av intern kontroll innebär att man undersöker om de metoder högskolan/institutionen använder är så tillförlitliga att redovisning och bokslut kan bedömas vara riktiga, dvs. rättvisande. Med intern kontroll avses den interna organisationen av arbetet och de rutiner som skall säkerställa en riktig och fullständig redovisning. Den interna kontrollen skall minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel. Ansvaret för god intern kontroll vilar på institutionen. Revisorns uppgift är att bedöma den interna kontrollen och ge förslag till förbättringar i syfte att uppnå en rättvisande redovisning. Ansvaret för intern kontroll framgår av förordningen myndigheters bokföring (FÅB) som ligger till grund för all statlig redovisning. I FÅB §22 framgår det att:
"Den bokföringsskyldige ansvarar för att :
Organisation och rutiner utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas".
Kontantkassor och värdepapper samt förråd, varulager, maskiner, inventarier och övriga tillgångar inventeras i den omfattning som bedöms erforderligt oavsett om staten äger tillgången eller myndigheten disponerar dem på någon annan grund.
Kontoutdrag eller andra underlag avseende kassarörelser löpande stäms av mot bokföringen.”
En grundläggande princip är att en och samma person inte ska hantera en transaktion från början till slut. Man bör alltid vara minst två personer som samarbetar för att minimera risken för fel. God intern kontroll innebär att man har en väl genomtänkt fördelning av ansvar och befogenheter som gör att man som anställd vet vilket ansvar och vilka befogenheter man själv och andra har.
Substansgranskning innnebär att kontrollera att händelser redovisats på rätt sätt (rätt konto, rätt belopp, att betalningar attesterats av behörig person etc.) Granskningen kan bestå av analys av konton, jämförelse med föregående år osv. Metoden innebär ofta stickprovskontroller som kan leda till mer omfattande granskning om brister i den interna kontrollen kan konstateras.
Grundläggande för revisorns val av vad som skall granskas, är ett centralt begrepp inom revision, väsentlighet och risk. Revisorn skall bedöma vilka granskningsområden som bör granskas mer ingående, p.g.a. att de anses innebära större risk, än andra. Väsentlighet avser storleken på de belopp som granskas. Ett större belopp har ”företräde” framför ett mindre, då ett större belopp har en större påverkan på högskolans samlade redovisning. Om däremot granskningsområdet anses riskfyllt från revisorns synpunkt, ökar sannolikheten för att även mindre belopp granskas. Vad som är ett stort eller litet belopp varierar naturligtvis mellan olika enheter.
Revision vid Högskolan i Skövde
Den externa revisionen vid Högskolan i Skövde utförs av Riksrevisionen (RiR). RiR:s revision består av två huvuddelar. Den ena s.k. löpande granskningen, medför ofta institutionsbesök. Den andra delen är bokslutsgranskning, vilket innebär kontroll av högskolans bokslut. Planeringen av den löpande granskningen sammanfattas i en revisionsplan. I denna bedöms den omfattning granskningen kommer att få och hur den ska utföras. Valet av institution kan vara mer eller mindre slumpmässigt. Ett besök från revisorerna kan innebära att man tycker att institutionen eller funktionen är intressant att granska ur någon synvinkel. Högskolans utgångspunkt är att vi inte sysslar med något som inte kan visas upp. Därför skall revisorerna, när de kommer, ges den hjälp de behöver. Revisorerna har rätt att få se allt vårt bokföringsmaterial.
Kravet på intern revision på högskolan har slopats. Den interna kontrollen skall trots detta inte eftersättas på något sätt. Kontrollen sker numer av ekonomiavdelningen.
Det kan förekomma att högskolans externa bidragsgivare vill att användningen av deras bidrag skall revideras i särskild ordning. För sådan revision och utfärdande av revisionsintyg skall upphandling ske enligt Lagen om offentlig upphandling om inte bidragsgivaren har annat önskemål.
Upphandling
I första hand används statliga ramvtal, se http://www.avropa.se/
I andra hand används avtal vi har med Göteborgs Universitet, se https://contracts.opic.com/Home/Index/?eId=mni%2bWN%2bkpNNtrWAAKuP9lQA%3d
I tredje hand genomför vi egna upphandlingar. Kontakta Ingela Agorelius för mer information.
Upphandlingspolicy
Lathund - upphandling