När företag bedriver e-handel med varandra använder de sig ofta av standarder som strukturerar och organiserar kommunikationen dem emellan. Med hjälp av 45 riktlinjer går det att underlätta införandet av standarder hos företagen. Riktlinjerna har Eva Söderström, verksam vid Högskolan i Skövde, tagit fram inom sin doktorsavhandling som hon nyligen försvarade vid Stockholms universitet.
Eva Söderström har i sin doktorsavhandling studerat de standarder som strukturerar och organiserar den kommunikation som sker mellan företag när de bedriver e-handel med varandra.
– Kommunikation i detta fall handlar mest om hur datasystemen kan tala med och förstå varandra, säger Eva.
Liknas vid ett recept
De aktiviteter som företag bedriver brukar allmänt kallas för affärsprocesser. De affärsprocesser som innefattas i e-handel mellan företag är vanligen upphandling, order, fakturering och betalning. Dessa är också de vanligaste målen att utveckla standarder för.
– Man kan likna en standard vid ett kakrecept. Receptet talar om vilka ingredienser det ska vara, vilken ordning de ska blandas ihop och så vidare. På ett liknande sätt talar en standard om till exempel vad som ska finnas i en order, i vilken ordning, och så vidare, berättar Eva.
Tre huvudfaser
Hittills har forskningen kring standarder för e-handel mellan företag mest fokuserat på antingen tekniken som gör det hela möjligt, eller på hur standarderna skapas och utvecklas.
– Kunskapen om hur de förs in, även kallat implementeras, i företagen är mindre känt.
Eva har i sin doktorsavhandling bland annat studerat vilka aktiviteter som genomförs för att inlemma standarden i företagens datasystem, vilka problem som kan uppkomma, samt vilka faktorer som kan avgöra om man lyckas eller ej. Resultatet visar att det är tre huvudfaser i införandeprocessen: förberedelse, arkitekturskapande och efterarbete.
Förberedelse
Förberedelse är den mest komplexa fasen, eftersom det som sker där sätter villkor och avgränsningar för det som sker i fortsättningen.
– Strategisk planering är en viktig del här, där företagsledningen behöver se över sina visioner och strategier för att se till att de tar hänsyn till användningen av standarder.
Andra viktiga delar under förberedelsen är projektplanering, att se över hur företaget arbetar idag och hur relationerna med de andra involverade företagen ska skötas. Alla partners måste förhandla och komma överens om vem som ska göra vad, hur arbetet ska bedrivas, hur mycket det ska få kosta och så vidare.
Arkitekturskapande
I den arkitekturskapande delen jobbar företagen med tekniken och datasystemen för att de ska fungera enligt standarden. Det börjar med arbete med de interna datasystemen, innan ett gemensamt arbete med ihopkopplingarna tar vid.
– Allt tekniskt arbete måste sedan testas så att man vet att man gjort rätt och att det kommer att fungera, förklarar Eva.
Efterarbete
I efterarbetesdelen driftsätter företagen det nya systemet, utvärderar hur arbetet har gått, samt beslutar om man ska gå vidare med nya sådana projekt eller inte. De problem som kan uppkomma rör till exempel brist på kunskap, tvetydigheter i de specifikationer standarden innehåller och en rädsla för att säkerheten minskar.
– Tvetydigheterna gör att två företag kan tolka standarden på två olika sätt. Båda håller sig till standarden, men resultatet kan bli att deras tolkningar inte fungerar ihop.
45 riktlinjer
Resultatet av doktorsavhandlingen har sammanfattats till 45 riktlinjer för införande av standarder för e-handel mellan företag.
– Riktlinjerna ska ses som viktiga faktorer att ta hänsyn till för att optimera kommunikationen mellan företagen, säger Eva.
Doktorsavhandlingens titel: B2B Standards Implementation: Issues and Solutions