Kursdeltagare fick svart bälte efter Sex Sigmautbildning

Sex Sigma är en metodik för förbättringsprojekt som har tillämpats framgångsrikt av Skaraborgs Sjukhus under några år – som första sjukhus i Sverige. Genom det nära samarbetet med Högskolan i Skövde är Högskolan nu först ut bland högskolorna att använda metodiken.

Båda verksamheterna har haft ett behov att anpassa sin verksamhet till ändrade förutsättningar och under 2007 har totalt 16 anställda gått en så kallad Black Belt-utbildning, en kurs som ger ”svart bälte” i Sex Sigma.

Kursavslut med redovisning

Redovisningsdagen inleddes av Birgitta Molin-Melander, sjukhusdirektör på Skaraborgs sjukhus och Högskolans rektor Leif Larsson. De berättade för de ca 110 deltagarna på redovisningen om sina erfarenheter av kvalitetstänk och hur viktigt det är att ständigt fundera på det man gör och se om det man gör går att förbättra.

Sandor Ujvari, en av kursdeltagarna från Högskolan i Skövde, diskuterar kursen med Anne Persson från Högskolan.

Svante Lifvergren, utvecklingschef på Skaraborgs sjukhus introducerade därefter förbättringsmetodiken Six Sigma och berättade om hur Skaraborgs sjukhus var först med att översätta Sex Sigma från industrins verklighet till sjukvårdens verklighet. Svante menade att en del i kvalitetsarbetet är att hela tiden förädla förbättringsprocesserna.

Efter inledningen tog studenterna på kursen vid och presenterade sina åtta projekt, varav ett var från Högskolan, följt av en postervandring där alla hade möjlighet att ställa djupare frågor kring varje projekt.

Lena Aggestam från Högskolan framför postern som presenterar projektet kring antagningsprocessen.

Förändringsbehov

– Det känns mycket bra att kunna använda den kunskap som vi har för att förbättra de egna processerna, inte bara lära ut den, anser både Lena Aggestam och Sandor Ujvari, två kursdeltagare från Högskolan.

Studenterna samarbetar två och två kring ett projekt där man kan identifiera en tydlig process med uttalade kunder eller kundgrupper. Projekten i kursen har handlat om så vitt skilda saker som att förbättra sjuka barns situation i sjukvårdsprocessen till att minska väntetiden vid en mottagning. Ett projekt med en annan kundgrupp är att göra ansökningsprocessen till Högskolan så bra som möjligt ur studenternas perspektiv.

De två deltagarna från Högskolan i Skövde, Sandor Ujvari och Lena Aggestam, har under kursen gjort en översyn av antagningsprocessen, men också av genomförda förbättringar som bland annat har reducerat onödiga moment och väntetider i antagningsprocessen, både för studenter och personal.

Lena Aggestam diskuterar projektet med Ulrika Granlid, studievägledare, och Ritva Bidersten, studieadministrationen, båda från Högskolan.

Kundperspektiv

Gemensamt för ovan nämnda projekt är att de har genomförts under 2007 och uppnått förändringar redan under kursens gång. Gemensamt är också kundperspektivet och att mäta nyckeltal för att se vilken service som faktiskt lämnas. Exempel på detta kan vara tid från ansökan till antagning på en kurs, genomsnittlig kölängd vid en mottagning eller liknande.

Stora förändringar med små medel

Genom att samverka och prata mer mellan olika delar i en organisation kan mycket stora förbättringar uppnås för kunden, samtidigt som man märkligt nog ofta får minskad arbetsbelastning för personalen. Fenomenet beror på att man i verksamheter lyckas minska onödiga variationer som orsakar kvalitetsbrister.

Det är inte ovanligt att onödiga administrativa moment finns kvar mer av tradition än av nödvändighet. Idag kan mycket administration lösas via webben, till exempel sökning av kurser eller tidsbokning. En ordentlig genomgång av processen samt diskussioner med berörda personer, kunder och de som jobbar i processen, ger oftast stora förbättringar.

– Vi hoppas att kunna fortsätta med förbättringarna under kommande år, samarbetet mellan Skaraborgs sjukhus och Högskolan i Skövde har varit mycket givande. Våra kunder, både studenter och patienter, bör kunna se fram emot ännu större förbättringar framöver, säger Nils-Olof Olsson som är lärare på kursen.