Kvalitetspolicy för Högskolan i Skövde

Inledning

Högskolan i Skövde (Högskolan) har enligt högskolelagen (1 kap. 4 §) ett eget ansvar för kvaliteten i sin verksamhet. I detta ansvar ligger att säkerställa att Högskolan når de övergripande mål för verksamheten som statsmakterna anger i lagar, förordningar och regleringsbrev samt de mål som Högskolan själv formulerat utifrån sina egna avsikter, ambitioner och förutsättningar. I denna kvalitetspolicy beskrivs, på övergripande nivå, hur Högskolans kvalitetsarbete bedrivs. Policyn är utformad i samklang med utvecklingsplanen för Högskolan och den utgör därmed en del av lärosätets strategiska styrning. Kvalitetspolicyer har funnits vid lärosätet sedan år 1995.

Kvalitetsbegreppet

Vid Högskolan definieras begreppet kvalitet som ”alla sammantagna egenskaper hos ett objekt eller en företeelse som ger dess förmåga att tillfredsställa olika intressenters uttalade krav eller förväntningar, i tillräckligt hög grad”. Kvalitet inom utbildning, forskning samt verksamhets- och ledningsstöd innebär att såväl nationella som lokala mål och krav uppfylls, i tillräckligt hög grad. Formuleringen ”i tillräckligt hög grad” innebär att graden av mål- och kravuppfyllelse kan variera då inte alla delar av verksamheten kan prioriteras samtidigt. Alla delar i verksamheten ska dock ha ”hög kvalitet”. ”Mycket hög kvalitet”, så kallad excellens, är något som eftersträvas.

Syfte och förhållningssätt för kvalitetsarbetet

Syftet med Högskolans kvalitetsarbete är säkring och utveckling av verksamhetens kvalitet. Kvaliteten säkras genom adekvata förutsättningar för att bedriva verksamhet och uppföljning av verksamheten. Kvalitetssäkringen ligger till grund för kvalitetsutvecklingen. Med utgångspunkt i de uppföljningar som görs definieras vilken utveckling som krävs för att bibehålla och utveckla kvaliteten i verksamheten.

Kvalitetsarbetet ska genomsyra all verksamhet vid Högskolan och utföras på såväl enhets- och funktionsnivå som högskoleövergripande nivå. Medarbetare, studenter och doktorander ska – utifrån sina respektive roller – aktivt och systematiskt bidra till att kvaliteten i verksamheten säkras och utvecklas. Detta förhållningssätt skapar ett tillitsbaserat kvalitetsarbete. Delaktighet, samverkan, systematik och tillit utgör grunden för Högskolans kvalitetskultur.

Ett effektivt användande av de tillgängliga resurserna ska, enligt högskolelagen, bidra till kvalitet i verksamheten. Ändamålsenliga och standardiserade arbetssätt samt ett väl utvecklat systemstöd ska därför vara en del av kvalitetsarbetet. Vidare finns behov av omvärldsanalys och jämförelser med andra verksamheter, främst andra lärosäten och myndigheter. Högskolan måste också, inom ramen för kvalitetsarbetet, fånga upp hur verksamheten upplevs av externa intressenter.

Student- och doktorandinflytande i kvalitetsarbetet

Studenter och doktorander ska ges goda förutsättningar att utöva inflytande över verksamheten, främst rörande sin utbildning och studiesituation. Högskolan ska engagera och motivera dem att ta en aktiv del i processer och aktiviteter som syftar till såväl säkring som utveckling av kvalitet. Student- och doktorandperspektivet ska vara en integrerad del i kvalitetsarbetet.

Högskolans kvalitetssystem

Kvalitetssystemet är de ramar inom vilket kvalitetsarbetet bedrivs. I kvalitetssystemet ryms såväl förutsättningar som aktiviteter som genomförs i syfte att säkra och utveckla kvalitet. Aktiviteterna bedrivs med utgångspunkt i förbättringscykler.

Ett och samma kvalitetssystem gäller för all verksamhet, dvs. för kvalitetsarbete inom utbildning, forskning samt verksamhets- och ledningsstöd. Kvalitetssystemet inbegriper även högskoleövergripande ledning och styrning. Strukturen för det samlade kvalitetssystemet beskrivs mer ingående i avsnitt 2.3.

Förutsättningar

De förutsättningar som är viktiga för verksamheten och dess kvalitetsarbete är främst följande: en adekvat organisation, en tydlig ansvarsfördelning, en ändamålsenlig infrastruktur, medarbetarnas kompetens, ekonomiska resurser, relevanta krav och mål för verksamheten samt en väl fungerande samverkan med det omgivande samhället.

Organisation och ansvarsfördelning regleras i ”Arbetsordning vid Högskolan i Skövde” samt underliggande organisations- och delegationsdokument. I dessa dokument tydliggörs även ansvaret för verksamhetens infrastruktur och kompetensförsörjning. Fördelning av de ekonomiska resurserna sker enligt styrelsens årliga budgetbeslut. Övergripande mål för verksamheten, inklusive mål som rör samverkan, framgår av sexåriga utvecklingsplaner. Utöver utvecklingsplanen finns ett antal andra styrdokument där krav, mål samt standardiserade processer och rutiner för verksamheten och dess kvalitetsarbete beskrivs. En samlad förteckning över organisations- och styrdokument finns på Högskolans webbplats.

Förbättringscykler

Arbetet med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling sker inom ramen för förbättringscykler. Högskolan arbetar enligt en modell med fyra tydliga och sammanlänkade faser, nämligen planering, genomförande, uppföljning och utveckling (se figur 1).

Figur 1: Förbättringscykeln i kvalitetssystemet vid Högskolan i Skövde

Högskolans modell med fyra tydliga och sammanlänkade faser i förbättringscykeln, nämligen planering, genomförande, uppföljning och utveckling, används i kvalitetsarbetet inom alla delar av verksamheten¹. De olika faserna beskrivs nedan:

• Planering

Det här ska vi göra. Det här ska vi uppnå. Så här ska vi göra det.

I planeringsfasen definieras vad som ska göras och hur det ska göras, utifrån gällande förutsättningar. En viktig utgångspunkt för planeringen är det som framkommit under föregående förbättringscykel. Erfarenheter och resultat från denna ska tas till vara.

• Genomförande

Vi utför vårt arbete.

I genomförandefasen genomförs det som planerats.

• Uppföljning

Blev det som vi ville? Nåddes målet? Varför blev det som det blev?

I uppföljningsfasen följs genomförandet upp, såväl resultat som tillvägagångssätt. Reflektion som rör olika aspekter ingår, till exempel om förutsättningarna var tillräckliga, om arbetet skedde på ett sätt som var ändamålsenligt och effektivt etc. Återkoppling av uppföljningen ska ske till relevanta intressenter och deras upplevelse av resultatet ska beaktas.

• Utveckling

Nu ska vi göra så här. Vi gör så här i stället. Så här kan vi förbättra.

I utvecklingsfasen bestäms vilka åtgärder som ska vidtas, grundat på den uppföljning och reflektion som gjorts. Det kan innebära att ny verksamhet ska utvecklas, att befintlig verksamhet ska vidareutvecklas eller att verksamhet ska avvecklas. Förändringar kan även behöva göras av förutsättningar och arbetssätt. Planerade åtgärder ska kommuniceras till relevanta intressenter.

Utvecklingsfasen följs av en ny planeringsfas, se ovan.

Förbättringscyklerna syftar alltid till verksamhetsutveckling.

Förbättringscykler används i kvalitetsarbetet inom alla delar av verksamheten, dvs. inom utbildning, forskning, verksamhets- och ledningsstöd samt i den högskoleövergripande ledningen och styrningen. Kvalitetsarbetet inom utbildning utmärks bland annat av förbättringscykler för kurser och utbildningsprogram. Förbättringscykler syns på samma sätt inom forskningen, där forskningsprojekt och forskningsmiljöer systematiskt följs upp och utvecklas. Inom verksamhets- och ledningsstöd används förbättringscykler exempelvis i processerna för rekrytering av medarbetare och för säkerställande av ändamålsenlig infrastruktur. Den årliga verksamhetsplaneringen, som är en högskoleövergripande lednings- och styrprocess, är i sig ett tydligt exempel på en förbättringscykel.

Genom arbetet med förbättringscykler på olika nivåer och i olika delar av verksamheten stimuleras en kvalitetskultur. Som framgår i avsnitt 1.2 utgör delaktighet, samverkan, systematik och tillit i kvalitetsarbetet grundbultarna i en kvalitetskultur.

Kvalitetssystemets struktur

Strukturmässigt finns tre nivåer i Högskolans kvalitetssystem. De olika nivåerna beskrivs nedan, i text och figur (Figur 2).

Nivå 1: Ett samlat system för allt kvalitetsarbete

Det samlade systemet för kvalitetsarbete inom all verksamhet beskrivs i detta dokument, Kvalitetspolicy för Högskolan i Skövde.

Nivå 2: Implementering av kvalitetssystemet i olika delar av verksamheten

Det samlade kvalitetssystemet bryts ned och implementeras i de olika delarna av verksamheten, enligt beskrivning i följande styrdokument:

• Riktlinjer för kvalitetsarbete inom utbildning
• Riktlinjer för kvalitetsarbete inom forskning
• Riktlinjer för kvalitetsarbete inom verksamhets- och ledningsstöd
• Riktlinjer för kvalitetsarbete inom högskoleövergripande ledning och styrning

Nivå 3: Aktiviteter

Inom de olika delarna av verksamheten – utbildning, forskning, verksamhets- och ledningsstöd samt högskoleövergripande ledning och styrning – genomförs ett antal aktiviteter som syftar till att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet. Aktiviteterna kan vara på såväl strategisk nivå som operativ nivå. Gemensamt för samtliga aktiviteter

är att de har sin utgångspunkt i förbättringscykler (se avsnitt 2.2). Detta innebär att verksamhet planeras, genomförs, följs upp och utvecklas på ett systematiskt sätt.

Aktiviteterna beskrivs i särskilda styrdokument.

Figur 2: Struktur för kvalitetssystemet vid Högskolan i Skövde

Ansvarsfördelning

Styrelse och rektor har ett övergripande ansvar för Högskolans kvalitetssystem. Under styrelse och rektor har fakultetsnämnden ett övergripande ansvar för kvalitetssäkring av utbildning och forskning. Ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet i övrigt följer den struktur och det innehåll som anges i Högskolans arbetsordning samt underliggande organisations- och delegationsdokument. Ansvar för ett område inkluderar alltid ansvar för kvalitetsarbetet inom området.

Ansvarsfördelning på mer detaljerad nivå framgår av de styrdokument som reglerar de olika aktiviteterna i kvalitetssystemet.

Uppföljning av kvalitetssystemet

Ansvar för uppföljning av kvalitetssystemet, på övergripande nivå, finns hos styrelse och rektor. Principen är att ansvar för kvalitetsarbetet inom ett område även inkluderar ansvar för uppföljning av det kvalitetsarbete som görs. Fakultetsnämnden har, enligt denna princip, ett ansvar för uppföljning av de delar av kvalitetssystemet som rör utbildning och forskning.

Uppföljning av det samlade kvalitetssystemet sker främst på följande sätt:

• Årlig kvalitetsrapport

Rektor lämnar årligen en kvalitetsrapport till styrelsen. I rapporten beskrivs det kvalitetsarbete som skett under året. Vidare görs en sammanfattande analys och reflektion relaterat till kvalitetsarbetet generellt och Högskolans kvalitetssystem.

• Uppföljning via ingående aktiviteter

Inom ramen för de olika aktiviteter som ingår i kvalitetssystemet sker en kontinuerlig och integrerad uppföljning av själva systemet. Fakultetsnämnden har ett särskilt ansvar för sådan uppföljning, relaterat till aktiviteter som rör kvalitetssäkring av utbildning och forskning.

• Uppföljning relaterad till UKÄ:s granskningar

Kvalitetssystemet följs upp av Universitetskanslersämbetet (UKÄ), i de granskningar som görs av lärosätenas kvalitetssäkringsarbete inom ramen för sexårscykler. Under det år som föregår granskningen sker ett uppföljningsarbete vid Högskolan, som förberedelse för UKÄ:s granskning. Vid behov kan externt stöd användas i förberedelsearbetet.

Dokumentet gäller från

Dokumentet gäller från 2022-04-13 och ersätter tidigare kvalitetspolicy från april 2020 (dnr HS 2020/335).