Upplåtelse och korttidsuthyrning av lokaler

Allmänt

Högskolan i Skövde (Högskolan) förfogar själv över de lokaler som disponeras för verksamheten. Det innebär att Högskolan, inom givna ramar, uppställer de villkor som gäller för tillträde och övrigt nyttjande av lokalerna. Lokalerna ska i första hand användas för undervisning, forskning och annan ordinarie verksamhet. Den som vistas i lokalerna är skyldig att följa de regler som Högskolan meddelar (se avsnitt 8).

Upplåtelse av lokaler kan ske till studentföreningar, personalorganisationer och andra föreningar med anknytning till Högskolan samt till anställd personal. Uthyrning av lokaler kan även ske till externa kunder.

En förutsättning för upplåtelse eller uthyrning är att lokalerna inte är bokade för Högskolans ordinarie verksamhet. Den ordinarie verksamheten ska alltid prioriteras. Vissa lokaler är också undantagna från upplåtelse och uthyrning, till exempel plan 3 i Kanslihuset.

Dessa riktlinjer behandlar inte andrahandshyresavtal över längre tid (exempelvis Högskolerestaurangen, Studentkåren m fl) vilka avtalas i särskild ordning.

Upplåtelse till studentföreningar

En demokratiskt uppbyggd förening för studenter vid ett lärosäte har, enligt Högskole­förordningen 1 kap 13 §, rätt att nyttja lärosätets lokaler för sammankomster som föreningen anordnar för sina medlemmar. Ett villkor är att sammankomsten hålls för upplysning, meningsyttring eller annat liknande syfte eller för framförandet av ett konstnärligt verk. Den som har inbjudits av föreningen för att medverka vid samman­komsten kan inte nekas tillträde till möteslokalen.

Ett lärosäte kan emellertid neka upplåtelse av lokal om det kan antas att det vid sammankomsten kommer att uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag. Lärosätet kan också neka upplåtelse av lokal om föreningens användning av lokalen är oförenlig med den huvudsakliga verksamhetens behöriga gång eller med lärosätets förpliktelse mot tredje man.

Studentkåren i Skövde och till dem anslutna föreningar och utskott har därför fri tillgång till lärosalar och grupprum, under förutsättning att lediga lokaler finns och sammankomsten uppfyller de villkor som anges ovan. Detta innebär att sammankomster som är att betrakta som enbart fester inte får förekomma. Som framgår av ordningsreglerna (avsnitt 8) ska ansvarig arrangör/kontaktperson alltid anges och vara närvarande vid arrangemanget. Högskolans policy för alkohol och droger ska följas.

Studentkåren och till dem anslutna föreningar och utskott får även disponera uppehållsrum och entréer för att till exempel lämna information och sälja biljetter till kårevenemang. Dessa aktiviteter måste ske på sådant sätt att det inte stör passage och ordinarie verksamhet.

I vissa fall kan upplåtelse av lokaler även ske till studentaktiviteter som inte har anknytning till Studentkåren. Särskilt tillstånd krävs då av campuschefen (se avsnitt 7).

Upplåtelse till personalorganisationer och andra föreningar

Högskolans personalorganisationer (fackliga organisationer) och andra föreningar med anknytning till Högskolan, som Konstföreningen vid Högskolan i Skövde, erbjuds att kostnadsfritt boka möteslokaler för sin interna ideella mötesverksamhet.

Upplåtelse till anställd personal

Disputationsfestligheter och liknande sammankomster

Högskolans lokaler kan, kostnadsfritt, användas av anställda för disputationsfestlig­ heter och liknande sammankomster, med koppling till Högskolans verksamhet.

Föreningsverksamhet

Anställd vid Högskolan får vid enstaka tillfällen kostnadsfritt disponera lokaler för föreningsverksamhet och liknande. En förutsättning är att den anställde själv deltar i sammankomsten. Den sammankomst som anordnas får dock inte ha koppling till politiskt eller religiös organisation (se avsnitt 6). Vidare gäller även de villkor som anges för studentföreningarnas sammankomster, se avsnitt 2, andra stycket.

Extern uthyrning

Högskolans lokaler kan hyras ut till externa företag och organisationer. Lokalerna får dock inte användas i kommersiellt syfte (se avsnitt 8). Uthyrning till enskild extern person får heller inte förekomma.

Vid förfrågan om uthyrning av datorsalar ska licensvillkor för programvaror i aktuella salar beaktas. I vissa fall kan genomförande av uppdragsutbildning vara ett alternativ till uthyrning och det alternativet ska då beaktas och övervägas.

Politiska och religiösa organisationer

Högskolan upplåter inte – och hyr heller inte ut – lokaler till politiska eller religiösa organisationer för sammankomster, spridning av information, meningsyttrande eller annat liknande syfte.

Undantag görs dock för Studentkåren och till dem anslutna föreningar och utskott som, enligt regleringen i Högskoleförordningen, även har rätt att anordna sammankomster för politisk och religiös verksamhet (se avsnitt 2).

Beslut, priser och bokning

Beslut om upplåtelse och uthyrning

Beslut i frågor som rör upplåtelse och uthyrning av Högskolans lokaler fattas av chefen för campusavdelningen, i enlighet med de styrdokument som fastställts för organisation och beslutsmandat vid Högskolan (Arbetsordning vid Högskolan i Skövde, Förvaltningens interna organisation samt Högskoledirektörens delegations­ ordning ). Beslut om upplåtelse till studenterna av institutionsknutna lokaler (som dator- och laborationssalar) fattas dock av respektive prefekt. Vid upplåtelse av lokaler till anställd personal ska campuschefen samråda med berörd prefekt/chef.

Priser och intäkter

Campuschefens beslutsmandat inkluderar fastställande av priser för extern uthyrning. Uthyrningspriset för lokaler där en särskild enhet vid Högskolan äger utrustning (till exempel dator- eller laborationssalar) fastställs efter samråd med prefekten/ chefen för aktuell enhet. Extra kostnader i samband med uthyrning (som kostnader för städning eller skadegörelse) efterdebiteras hyresgästen, med ett administrativt påslag om 15 procent.

Hyresintäkterna för generella lokaler (undervisningsutrymmen och sammanträdes­ rum) konteras på samma konton som hyresutgifterna. Underlag till fakturering upprättas av reception/växel för vidare befordran till Ekonomiavdelningen.

Intäkter av uthyrning av laborativa lokaler tillfaller den enhet som äger utrustningen, vilken även upprättar underlag till fakturering för vidare befordran till Ekonomi­ avdelningen.

Bokning

Bokning för upplåtelse och korttidsuthyrning av lokaler sker via Högskolans växel och reception.

Ordningsregler

• Ansvarig kontaktperson

Vid upplåtelse eller uthyrning ska alltid en ansvarig arrangör/kontaktperson anges och vara närvarande vid arrangemanget.

• Brand och säkerhet

Samverkan ska alltid ske med Campusavdelningen avseende larm, tillträde, brand­ regler etc. Om extra säkerhetsarrangemang behövs bekostas dessa av arrangören.

• Rökning, alkohol och droger

Rökning är inte tillåten i eller utanför Högskolans lokaler (se styrdokumentet Förbud mot rökning). Vidare ska Högskolans Policy för alkohol och droger alltid beaktas.

• Förbud mot nyttjande av lokaler i kommersiellt syfte

Högskolan i Skövdes lokaler och utrustning får inte användas i kommersiellt syfte, det vill säga för att bedriva försäljning på campusområdet. Som exempel kan nämnas att det är tillåtet för ett företag att hyra en lokal för en intern konferens men inte för att bedriva försäljning. Undantag kan dock medges vid särskilda arbetsmarknadsarrangemang och mässor.

• Djur

Djur får av allergiskäl inte medföras i Högskolans lokaler. Undantaget är assistans- och ledarhundar.

• Övernattning

Övernattning får inte ske i Högskolans lokaler.

• Återställande, städning och låsning

Lokalerna ska efter nyttjandet lämnas i gott skick vilket innebär återställning av inredning och utrustning m m. Lokalerna ska städas direkt efter arrangemanget och sedan låsas.

Ikraftträdande

Dessa riktlinjer träder i kraft den 1 april 2014.