Beslutsmöten

Inledning

Beslut av Högskolan i Skövdes (Högskolans) högsta ledning, det vill säga rektor, prorektor och högskoledirektör, tas normalt vid särskilda beslutsmöten. Beslutsmöten genomförs vanligen tisdagar varannan vecka. Datumen publiceras på Högskolans intranät. Förutom Högskolans högsta ledning, deltar även Studentkårens ordförande och/eller vice ordförande vid mötena, samt rektors sekreterare eller annan handläggare från ledningskansliet.

Process

Kontrollera vem ärendet ska beslutas av

Innan du anmäler ett ärende tillbeslutsmötet ska du kontrollera om det är rektor, prorektor eller högskoledirektör som är beslutsfattare. Vägledning finns i dokumenten:

• Högskolans arbetsordning
• Rektors arbets- och delegationsordning.
• Prorektors delegationsordning
• Högskoledirektörens delegationsordning

Är du osäker på vad som gäller för ditt ärende kan du kontakta rektorsbeslutsmote@his.se.

Förankra ärendet med beslutsfattaren

Varje ärende på beslutsmötet ska i förväg ha förankrats med den som ska fatta beslutet Hur förankringen ska gå till och av vem varierar från fall till fall. Kontakta rektorsbeslutsmote@his.se för vägledning.

Samråd med studentrepresentanter och lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL)

Vid ärenden som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter vid beredning och beslut. Detta kan göras på olika sätt och i olika skeden av ärendehanteringen. Vägledning finns i Högskolans Anvisningar för studentinflytande.

Enligt MBL är Högskolan som arbetsgivare skyldig att förhandla med arbetstagarorganisationerna innan beslut fattas om viktigare  förändringar i verksamheten. Arbetsgivaren ska också informera arbetstagarorganisationerna om hur verksamheten utvecklas. Kontakta HR-avdelningen i god tid vid MBL-ärenden, samt om du är osäker på om ärendet ska hanteras enligt MBL.

Förbered och kvalitetssäkra underlagen

Vilka underlag som behövs inför ett beslut varierar, men till varje ärende ska det alltid finnas ett beslutsdokument, vilket ska signeras av beslutsfattaren. Beslutet ska vara skrivet i Högskolans beslutsmall, vilken finns publicerad på intranätet. Kontrollera alltid att du använder den senaste versionen av mallen. Mallen ger dig vägledning om textens innehåll. Den säkerställer att dokumentet följer Högskolans grafiska profil och är tillgänglighetsanpassat.

Du ska i normalfallet använda den sändlista som finns i beslutsmallen. Om beslutet ska expedieras till fler personer eller funktioner ska du lägga in dem i sändlistan och säkerställa att korrekta e-postadresser anges. Detta beror på att registrator annars manuellt måste söka fram och lägga in adresserna innan beslutet expedieras.

Som handläggare ansvarar du för att underlagen är kvalitetssäkrade, inklusive korrekturläsning och formaliagranskning. Underlaget ska vara avstämt med din närmsta chef innan det lämnas till beslutsmötet.

För råd om utformning av beslut och övriga underlag kontakta rektorsbeslutsmote@his.se.

Skicka in underlagen

Senast fredagen två veckor innan beslutsmötet ska du mejla samtliga underlag till rektorsbeslutsmote@his.se. Det är viktigt att du som handläggare inkommer med underlagen i tid, eftersom en avstämning av ärendena sker med Högskolans högsta ledning på måndag eftermiddag. Efter avstämningen kan någon från ledningskansliet återkomma med besked om nödvändiga förtydliganden, revideringar eller
kompletteringar.

Om underlagen inkommer för sent kommer beslutet i normalfallet att flyttas till ett senare beslutsmöte. Beslutsfattaren avgör om undantag ska göras från detta. Ledningskansliet ansvarar för den dialogen med Högskolans högsta ledning.

Underlagen ska mejlas i en sammanfogad PDF per ärende. 

I mejlet ska följande information alltid ingå:

• Ärendebenämning
• Diarienummer (beställs via registrator@his.se i god tid innan)
• Namn på föredragande
• Datum för beslutsmötet

I normalfallet görs utskick av underlag på torsdag veckan innan beslutsmötet. I samband med utskicket bjuds du som föredragande in till mötet.

Skriv ut underlagen

Till mötet ska du ta med dig underlagen utskrivna på enkelsidiga original. Utskriften ska vara i färg, om originalet är i färg (exempelvis utskrift av olika avtal).

Underlagen ska inte sättas samman, utan lämnas i en plastficka. Anledningen till detta är att besluten ska arkiveras och i arkivet får inte några gem eller häftklamrar finnas.

Föredragning av ärendet

Vid beslutsmötet är det viktigt att vara på plats i god tid. Ett råd är att vara där strax innan mötet börjar. Eftersom Högskolans högsta ledning är informerad om samtliga ärenden och har tillgång till underlagen går varje föredragning i regel snabbt.

När du föredrar ärendet ska du kortfattat kunna redogöra för bakgrunden och/eller motiveringen till beslutet, samt hur beredningen av ärendet gått till. Om några ändringar har skett i beslutet sedan utskicket, ska du informera om dessa innan beslutet signeras.

En muntlig föredragning av ärendet ska i normalfallet ske även vid digital signering.

Diarieföring och expediering

Efter mötet ansvarar du som handläggare för att samtliga handlingar diarieförs och expedieras.

Detta gör du enligt följande:

• När beslutet är signerat lämnar du direkt samtliga originalhandlingar till registrator för diarieföring samt expediering av beslutet enligt sändlistan.
• Du ska samtidigt informera registrator om ärendet ska stängas i diariet, eller om det kan inkomma fler handlingar som ska registreras på samma diarienummer.

Kontakta gärna registrator@his.se för råd kring diarieföring och expediering.

Övrig kommunikation av beslutet

Som handläggare ansvarar du för övrig kommunikation om beslutet till berörda, inklusive eventuella konsekvenser av beslutet (exempelvis om en process har förändrats i ett styrdokument och därmed påverkar en viss funktions arbete). Om det är ett styrdokument som beslutats ansvarar du också för att det publiceras på korrekt sätt på Högskolans webbplats (www.his.se/styrdokument), samt i förekommande fall på Studentportalen. För stöd i publiceringen kan du kontakta webmaster@his.se.