Rektors beslutsmöten

Inledning

Rektorsbeslut tas normalt vid särskilda beslutsmöten. Beslutsmöten genomförs tisdagar varannan vecka. Datumen publiceras på Högskolan i Skövdes (Högskolans) medarbetarportal. Förutom rektor deltar även prorektor, högskoledirektör och Studentkårens ordförande och/eller vice ordförande vid mötena, samt rektors sekreterare eller annan handläggare från ledningskansliet.

Om du arbetar med ett ärende som ska beslutas av rektor ska du planera beredningen så att du kan föredra ärendet vid ett ordinarie beslutsmöte.
Redan när ärendet initieras ska du som handläggare säkerställa att ärendet ska beslutas av rektor och vem som ska föredra ärendet för rektor vid beslutsmötet¹.

Ledningskansliet kan ge stöd i dessa frågor.

Process

I detta avsnitt beskrivs processen runt rektors beslutsmöte, för dig som handlägger sådana ärenden.

Kontrollera att ärendet ska beslutas av rektor

Innan du anmäler ett ärende för beslut vid rektors beslutsmöte ska du kontrollera att det är rektor som är beslutsfattare. Vägledning för detta hittar du i dokumenten Högskolans arbetsordning samt Rektors delegationsordning. Kontakta rektorsbeslutsmote@his.se och fråga vad som gäller för ditt ärende.

Förankra ärendet med rektor

Varje ärende på rektors beslutsmöte ska på något sätt ha förankrats med rektor i förväg, det vill säga rektor ska ha fått information om att ärendet är på gång. Hur förankringen ska gå till och av vem varierar från fall till fall. Kontakta rektorsbeslutsmote@his.se för vägledning.

Samråd med studentrepresentanter och lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL)

Vid ärenden som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter vid beredning och beslut. Detta kan göras på olika sätt och i olika skeden av ärendehanteringen. Vägledning finns i Högskolans Anvisningar för studentinflytande.

Enligt MBL är arbetsgivaren, det vill säga Högskolan, skyldig att förhandla med arbetstagarorganisationerna innan beslut fattas om viktigare förändringar i verksamheten. Arbetsgivaren ska också informera arbetstagarorganisationerna om hur verksamheten utvecklas. Kontakta HR-avdelningen i god tid om ditt ärende ska förhandlas alternativt informeras om. Kontakta även HR-avdelningen för råd om du är osäker på om ärendet ska hanteras enligt MBL.

Förbered och kvalitetssäkra underlagen

Vilka underlag som behövs inför ett rektorsbeslut varierar, men till varje ärende ska det dock alltid finnas ett beslutsdokument, vilket ska signeras av rektor och den föredragande. Beslutet ska vara skrivet i Högskolans beslutsmall, vilken finns publicerad på Högskolans medarbetarportal. Genom att använda mallen får du vägledning om vilken information som ska finnas i texten. Du följer samtidigt Högskolans grafiska profil och säkerställer att dokumentet blir tillgänglighetsanpassat.

Du ska i normalfallet använda den sändlista som finns i beslutsmallen. Om beslutet ska expedieras till fler personer/funktioner, ska du lägga in dem i sändlistan. Det är viktigt att du skriver in de e-postadresser som beslutet då ska skickas till. Detta beror på att registrator annars manuellt måste söka fram och lägga in adresserna innan beslutet expedieras.

Som handläggare ansvarar du för att underlagen är kvalitetssäkrade; detta inkluderar korrekturläsning och formaliagranskning.
För råd om utformning av beslut och övriga underlag kontakta rektorsbeslutsmote@his.se.

Skicka in underlagen

Senast kl. 10.00 måndagen veckan innan rektors beslutsmöte ska du mejla samtliga underlag till rektorsbeslutsmote@his.se. Underlagen ska mejlas i en sammanfogad pdf per ärende.

Om underlagen inkommer för sent kommer beslutet i normalfallet att flyttas till ett senare beslutsmöte. Rektor beslutar om ett undantag ska göras från detta.

Ledningskansliet ansvarar för att ha den dialogen med rektor. I mejlet ska följande information alltid ingå:

• Ärendebenämning
• Diarienummer (beställs via registrator@his.se i god tid innan)
• Namn på föredragande
• Datum för beslutsmötet

Det är viktigt att du som handläggare av ett ärende håller deadline, det vill säga inkommer med underlag senast kl. 10.00 måndagen veckan innan beslutsmötet. Detta beror på att en avstämning av ärendena sker med högskoleledningen (rektor, prorektor, högskoledirektör) på måndag eftermiddag. Efter avstämningen kan någon från ledningskansliet återkomma med frågor som rör förtydliganden, revideringar eller kompletteringar av underlag.

På torsdagen samma vecka görs utskick av underlag till de som medverkar på mötet. I samband med utskicket bjuds du som föredragande in till mötet.

Skriv ut underlagen

Till mötet ska du ta med dig underlagen utskrivna på enkelsidiga original. Utskriften ska vara i färg, om originalet är i färg (exempelvis utskrift av olika avtal).

Underlagen ska inte sättas samman, utan lämnas i en plastficka. Anledningen till detta är att besluten ska arkiveras och i arkivet får inte några gem eller häftklamrar finnas.

Föredra ärendet vid rektors beslutsmöte

Vid beslutsmötet är det viktigt att vara på plats i god tid. Ett råd är att vara där strax innan mötet börjar. Eftersom rektor är informerad om samtliga ärenden och har tillgång till underlagen går varje föredragning i regel snabbt.

När du föredrar ärendet ska du kortfattat kunna redogöra för bakgrunden och/eller motiveringen till beslutet, samt hur beredningen av ärendet gått till. Om några ändringar har skett i beslutet sedan utskicket, ska du berätta om dessa innan rektor signerar.

Rektor och du som är föredragande signerar beslutet.

Diarieföring och expediering

Efter mötet ansvarar du som handläggare för att samtliga handlingar diarieförs och expedieras. Detta gör du enligt följande:

• När dina handlingar är signerade lämnar du samtliga originalhandlingar direkt till registrator. Registrator ser till att handlingarna blir diarieförda på rätt sätt. Dessutom skickar registrator ut ditt beslut, det vill säga expedierar beslutet, till mottagarna enligt sändlistan i beslutsdokumentet.
• Du ska samtidigt även tala om för registrator om ärendet ska stängas i diariet, eller om det kan komma fler handlingar som ska registreras på samma diarienummer.

Kontakta gärna registrator@his.se för råd kring diarieföring och expediering.

Övrig kommunikation kring beslutet

Som handläggare ansvarar du för övrig kommunikation om beslutet till berörda, inklusive eventuella konsekvenser av beslutet (exempelvis om en process har förändrats i ett styrdokument och därmed måste hanteras av en viss funktion). Om det är ett styrdokument som beslutats ansvarar du också för att det publiceras på korrekt sätt på Högskolans webbplats (www.his.se/styrdokument), samt i förekommande fall på Studentportalen. För stöd i publiceringen kan du kontakta webmaster@his.se.